RFQ - ZAPYTANIE OFERTOWE

RFQ - Z108/3878/1- ABM - Tabletkarka

(English version in attachment)

 

W związku z realizacją projektu 2022/ABM/04/00021 - Opracowanie i rozwój produktu leczniczego z substancją czynną DAPAGLIFLOZYNĄ – leku generycznego na cukrzycę typu 2, Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne POLFA S.A. zapraszają do składania ofert na niżej określony przedmiot zamówienia.

Projekt jest finansowany z budżetu państwa w ramach dotacji przyznanej przez Agencję Badań Medycznych.

 

A. Przedmiot przetargu

1. Dostawa następujących pozycji na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, w trakcie realizacji tego projektu:
   1. Tabletkarka
      1.  Termin Dostawy urządzenia do końca stycznia 2024
      2.  Montaż urządzenia do końca lutego 2024
      3. SAT, IQ, OQ do końca lutego 2024
2. Adres dostawy: Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa S.A., Budynek magazynowy, ul. A. Fleminga 2, 03-176, Warszawa, Polska
3. Czas trwania umowy lub termin wykonania zamówienia
   1. Czas trwania kontraktu: 2023-2025.
   2. Pierwsze szacunkowe dostawy:          

 B. Warunki uczestnictwa

1. Zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Poprzez powiązanie finansowe lub osobowe rozumiemy interakcje pomiędzy Zamawiającym a Dostawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawców, w szczególności poprzez:
   1. udział w spółce jako wspólnik lub partner,
   2. posiadający co najmniej 10% udziałów,
   3. funkcji członka rady nadzorczej lub zarządu, prokurenta,
   4. pozostających w związku małżeńskim z tytułu pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej, albo z tytułu przysposobienia lub opieki,

W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanych oświadczeń o braku powiązań (załącznik nr 1).

1. Zapytanie ofertowe skierowane jest do Dostawcy, który nie podlega wykluczeniu na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych środkach przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz ochrony bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r., poz. 835);

W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego oświadczenia (załącznik nr 2).

1. Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z Ofertą dokumentów rejestrowych (KRS, EDG, lub równoważnych).

 

C. Warunki złożenia oferty

1. Termin złożenia Oferty to 30-04-2023 o godzinie 23:00 CET. Termin składania Odpowiedzi może ulec zmianie, o czym wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani drogą mailową z systemu zakupowego Logintrade.
2. Każdy Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub wariantowych.
4. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w systemie Logintrade Procurement (https://polfa-tarchomin.logintrade.net/). W celu złożenia Oferty należy wypełnić i zapisać formularz elektroniczny. Wypełnione Załączniki należy przesłać do systemu.
5. Nieuzupełnienie Załączników zgodnie z wytycznymi Zamawiającego może wykluczyć Dostawcę z postępowania.
6. Dodatkowo Dostawca może również przygotować ofertę w preferowanym przez siebie formacie i wgrać ją do systemu.
7. Oferta Dostawcy powinna być kompleksowa w języku polskim lub angielskim, w formie elektronicznej.
8. Oferta powinna zawierać co najmniej następujące informacje: nazwę i adres dostawcy, NIP/ Tax ID, numer zapytania ofertowego, cenę, termin dostawy (czas wymagany do realizacji dostawy), termin płatności.
9. Jeżeli ceny w ofercie będą wyrażone w euro, zostaną przeliczone na potrzeby oceny oferty przy zastosowaniu kursu 4,4536 zł / euro, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 03 grudnia 2021 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.
10. W przypadku innej waluty kursem przeliczeniowym będzie średni kurs NBP z ostatniego dnia składania ofert.
11. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
12. Dostawca, przed upływem terminu składania ofert, ma prawo do:
    1. wycofać Ofertę poprzez pisemne powiadomienie za pośrednictwem poczty elektronicznej wskazanej do składania ofert,
    2. zmienić Ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznaczone z dopiskiem "ZMIANA OFERTY".
13. Ważność oferty: 12 miesięcy od terminu składania ofert.
14. Dostawca ponosi wszelkie możliwe koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym lub unieważnienia postępowania. W przypadku wprowadzenia takich zmian, Zamawiający może wyznaczyć inny termin składania ofert.
16. Zamawiający zastrzega sobie prawo do jednokrotnego wezwania Dostawcy w celu uzupełnienia/poprawy lub wyjaśnienia treści oferty. Dostawca będzie zobowiązany do uzupełnienia/poprawy oferty/udzielenia wyjaśnień w terminie 3 dni kalendarzowych.
17. Zamawiający nie przewiduje dla Dostawców żadnych środków odwoławczych od decyzji Zamawiającego, podjętej w ramach Zapytania ofertowego.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia (zamknięcia) postępowania Zapytania ofertowego, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez uprzedniego powiadomienia Dostawców i bez podania przyczyn takiego zakończenia. 

 

D. Kryteria wyboru i metody oceny 

1. Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę złożoną przez Dostawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu lub gdy oferta jest niekompletna lub niezgodna z niniejszym zapytaniem.
2. Kryteria wyboru:
   1. Cena netto (PLN/EUR) - kryterium wagowe – 45 %, winna zawierać wszystkie koszty towarzyszące,
   2. Czas dostawy (w dniach od zamówienia do dostawy) - kryterium wagowe – 35 %
   3. Termin płatności - minimum 30 dni, kryterium wagowe – 20 %.
3. Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o wynik skumulowanej liczby punktów obliczonych na podstawie powyższych kryteriów i punktacji:

Kryteria

Kryterium wagi [%]

Metoda oceny według wzoru 

Cena (PLN/ EUR)

45

wartość najniższej oferty / (wartość badanej oferty x 100 ) x Kryterium wagi = liczba punktów

Czas dostawy

35

wartość najniższej oferty / (wartość badanej oferty x 100 ) x Kryterium wagi = liczba punktów

Termin płatności

20

wartość badanej oferty / (najwyższa wartość oferty x 100 ) x Waga kryterium = liczba punktów

1. Suma punktów za poszczególne kryteria po zsumowaniu stanowić będzie ostateczną liczbę punktów przyznanych każdej ofercie. Jako najkorzystniejsza oferta zostanie uznana ta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.
2. Wyniki obliczeń matematycznych przeprowadzonych przy ocenie ofert są zaokrąglone do drugiego miejsca po przecinku.

 

E. Wybór Dostawcy i sposobu ogłaszania

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów wyboru określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.

1. Zamawiający poinformuje każdego Dostawcę, który złożył swoją ofertę, o wynikach niniejszego Zapytania Ofertowego.

 

F. Istotne warunki umowy 

1. Zamawiający podpisze umowę z Dostawcą w wyniku przeprowadzonej procedury wyboru.
2. Jeżeli w specyfikacji użyto nazwy konkretnego produktu (marki), Zamawiający dopuszcza składanie ofert zawierających produkt (markę) równoważny w stosunku do tych pozycji. "Produkt (marka) równoważny" należy rozumieć jako produkty o właściwościach nie gorszych niż wskazane w Zapytaniu ofertowym. W celu potwierdzenia jakości "produktów (marek) równoważnych" dostawca dołączy do oferty odpowiednie dokumenty, z których jednoznacznie wynika, że oferowany przedmiot zamówienia posiada takie same lub lepsze parametry jakościowe. Wszelkie ryzyko udowodnienia "równoważności" spoczywa na Dostawcy. Dostawca zobowiązany jest udowodnić, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.
3. Warunki handlowe umowy:
   1. Termin płatności: minimum 30 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu faktury wraz z zatwierdzonym protokołem odbioru dla poszczególnych dostaw;
   2. Gwarancja jakości: minimum 12 miesięcy od otrzymania.
4. Dostawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
   1. za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy (zgodnie z harmonogramem realizacji przedmiotu umowy, który zostanie opracowany przez Strony umowy i będzie stanowił załącznik do zamówienia/umowy), za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, o ile opóźnienie nie wynika z winy Strony umowy,
   2. z powodu nieprawidłowego lub niepełnego lub nieterminowego wykonania zamówienia, lub rozwiązania umowy przez Zamawiającego z winy Dostawcy,
   3. za opóźnienie w usunięciu wad i usterek w okresie gwarancyjnym.
5. Jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego  przekroczy wartość kary umownej, Zamawiający będzie uprawniony do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
6. Dostawca wyraża zgodę na potrącenie kwoty kar umownych bezpośrednio przy zapłacie faktury VAT za dostawę.
7. Warunki zmiany umowy:

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian do umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Dostawcy w szczególności, gdy:

1. niezbędne lub uzasadnione zmiany w dokumentacji projektowej wynikające z przyczyn nieprzewidywalnych;
2. ograniczenia finansowe po stronie Zamawiającego powodujące konieczność ograniczenia zakresu prac zawartych w ofercie;
3. sposobu wykonania przedmiotu zamówienia w wyniku zmiany zasad finansowania zadania wynikających z umów zawartych przez Zamawiającego z Agencją Badań Medycznych lub innych czynników związanych z realizacją przedmiotowego projektu, niezależnych od Zamawiającego;
4. opóźnienia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego;
5. wystąpienie zjawisk związanych z siłą wyższą (klęska żywiołowa, niepokoje społeczne, działania wojenne itp;)
6. decyzje administracyjne (decyzje organów władzy publicznej, zmiany w obowiązującym prawie, oczekiwanie na niespodziewane i konieczne wyniki ekspertyz, wyroki sądowe itp;)
7. zmiany harmonogramu realizacji zamówienia wynikające z zapisów umowy Zamawiającego z Agencją Badań Medycznych, jeżeli ta umowa uległa zmianie po udzieleniu zamówienia;
8. przestoje i opóźnienia spowodowane przez Zamawiającego, mające bezpośredni wpływ na terminową realizację przedmiotu zamówienia;
9. wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy zawartej z wybranym Dostawcy będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

Opóźnienia, o których mowa powyżej muszą być udokumentowane odpowiednimi protokołami podpisanymi przez obie strony.

W powyższych przypadkach Strony ustalą nowe terminy, z tym że maksymalny okres przesunięcia terminu zakończenia realizacji przedmiotu umowy będzie równy okresowi tych opóźnień.

Wystąpienie którejkolwiek z wyżej wymienionych okoliczności nie stanowi bezwzględnego obowiązku Zamawiającego do dokonania tych zmian, ani nie stanowi podstawy do roszczenia Dostawcy o ich dokonanie.

 

 G. Dodatkowe informacje dotyczące udziału w Zapytaniu Ofertowym

1. Zamawiający przewiduje możliwość powtórzenia postępowania zakupowego w przypadku, o którym mowa w pkt H.2. poniżej lub gdy jego przeprowadzenie jest niemożliwe z winy Operatora Platformy Zakupowej lub Zamawiającego. Problemy techniczne po stronie Dostawców nie będą miały wpływu na przebieg postępowania.
2. Dokumenty należy umieścić w systemie Logintrade Procurement w sekcji Załączniki (https://polfa-tarchomin.logintrade.net/).
3. Akceptowane formaty plików: MS Office, *pdf, *zip, *rar.
4. Przed przystąpieniem do procedury zaleca się zapoznanie z instrukcją obsługi systemu Zamówień Publicznych dostępną na stronie https://polfa-tarchomin.logintrade.net/.
5. Terminy rozpoczęcia i zakończenia oraz konfiguracja każdego etapu postępowania będą prezentowane w Systemie Zamówień Publicznych i mogą ulec zmianie, o czym wszyscy zainteresowani Dostawcy zostaną niezwłocznie powiadomieni drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu.
6. Wsparcie techniczne w trakcie trwania postępowania. W trakcie postępowania wykonawca może skorzystać z pomocy technicznej systemu Logintrade Procurement (https://polfa-tarchomin.logintrade.net/).

 

H. Przepisy ogólne 

1. Złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem wszystkich warunków postępowania bez zastrzeżeń.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
3. Dostawcy nie przysługuje prawo do zgłaszania jakichkolwiek roszczeń do Zamawiającego w związku z Zapytaniem Ofertowym i postępowaniem prowadzonym w ramach projektu, w tym kosztów i odszkodowań, w szczególności w przypadku unieważnienia postępowania przez Zamawiającego lub wyboru innego Dostawcy.
4. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia Dostawcy o wyborze jego oferty, nie może być podstawą do roszczeń z tytułu kosztów udziału w postępowaniu.
5. W toku oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać od Dostawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów.
6. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Dostawcę do jego uzupełnienia.
7. Maksymalny termin na uzupełnienie oferty - wynosi 3 dni robocze. W przypadku niedostarczenia uzupełnień we wskazanym terminie lub dostarczenia niekompletnych uzupełnień, lub dostarczenia uzupełnień niezgodnych z wymogami Zapytania ofertowego, oferty zostaną odrzucone po zapoznaniu się z nimi.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny z Dostawcami, którzy spełnili warunki postępowania w przypadku gdy cena oferowana przez Dostawców, przekroczy kwotę przeznaczoną przez Zamawiającego na realizację zamówienia.
9. Zamawiający dokonuje korekty oferty:
   1. oczywiste błędy w pisowni;
   2. oczywiste błędy rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji obliczeniowych dokonanych korekt;
   3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym dostawcę, którego oferta została poprawiona.

 

I. Współpraca i komunikacja

1. Wszelkie pytania należy składać za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade, zakładka Wiadomości w postępowaniu.
2. Wszystkie odpowiedzi będą przekazywane Dostawcom za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade, zakładka Wiadomości w danym postępowaniu.
3. Zamawiający będzie kontaktował się z Dostawcami od poniedziałku do piątku w godzinach 09.00 - 05.00 ETC