ZAPYTANIE OFERTOWE

RFQ Z23/141/1 - PRS – Zmywarka laboratoryjna

W związku z realizacją projektu „Utworzenie i wyposażenie pierwszego w Polsce Centrum Badawczo-Rozwojowego dedykowanego rozwojowi produktów leczniczych o wysokiej klasie toksyczności w Tarchomińskich Zakładach Farmaceutycznych POLFA S.A.” w ramach Programu POIR - Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne POLFA S.A. serdecznie zapraszają do składania ofert na wykonanie poniżej zdefiniowanego przedmiotu zamówienia.

A. Przedmiot zamówienia

1. Dostawa poniższych przedmiotów na warunkach określonych w tym zapytaniu ofertowym:

1.1. Zmywarka laboratoryjna (Kod CPV: 42959000-3)

spełniający warunki wskazane w URS (User Requirements Specification) stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

1.2. Miejsce dostawy zamówienia: Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa  S.A., ul. A. Fleminga 2, 03-176, Warszawa, Polska

B. Warunki udziału w postępowaniu:

Oferent zobowiązany jest załączyć do Oferty następujące dokumenty:

1. Oświadczenie o braku powiązań (zgodnie z Załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego).

Wyjaśnienie: Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Dostawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Dokumenty rejestrowe (aktualny odpis z KRS, EDG lub równoważnych).

3. Wypełniony Załącznik nr 1 URS (uzupełnione wszystkie wymagane pola - kolor zielony), przy czym do postępowania zostaną dopuszczeni tylko Oferenci spełniający wymagania wskazane w tym załączniku jako „M” tj.  „Musi być”.

C. Warunki składania ofert:

1. Termin składania Ofert upływa 07.10.2020 godz. 23.00. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani poprzez e-mail z systemu zakupowego.
2. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć na Platformie zakupowej Logintrade (https://polfa-tarchomin.logintrade.net/). W celu złożenia Oferty, należy wypełnić i zapisać elektroniczny formularz. Wypełnione Załączniki należy wczytać do systemu.
5. Brak wypełnienia Załączników zgodnie z wytycznymi Zamawiającego może spowodować wykluczenie Dostawcy z postępowania.
6. Oprócz wymaganych dokumentów, może dodatkowo przygotować bardziej szczegółową ofertę z opisem technicznym w dowolnym formacie.
7. Oferta winna być sporządzona w języku polskim lub angielskim, w sposób czytelny, w formie elektronicznej.
8. Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę i adres Dostawcy, numer zapytania ofertowego, cenę (PLN), termin realizacji, termin i harmonogram płatności.
9. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu kursu 4,2693 PLN/EUR, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2019 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.
10. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w innej walucie niż PLN lub EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dnia zakończenia zbierania ofert.
11. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
12. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:
    1. wycofać ofertę – poprzez złożenie powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,
    2. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta.
13. Termin ważności oferty: 90 dni od terminu zakończenia składania ofert.
14. Oferent ponosi wszystkie ewentualne koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

D. Kryteria wyboru i sposób oceny złożonych ofert:

1. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Oferenta niespełniającego Warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna z niniejszym zapytaniem.

2. Kryteria wyboru ofert:

1. Cena - waga kryterium - 60% całościowej oceny,
2. Termin realizacji - waga kryterium - 20% całościowej oceny,
3. Termin płatności - waga kryterium - 5% całościowej oceny,
4. Gwarancja (miesiące) - waga kryterium – 15% całościowej oceny,

3. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o powyższe kryteria.

Kryterium:  Cena  

Waga [%]:  60

Sposób oceny zgodnie z wzorem: najniższa wartość Kryterium  / ( wartość Kryterium oferty badanej x 100 ) x Waga = ilość punktów 

Kryterium:  Termin realizacji 

Waga [%]:  20

Sposób oceny zgodnie z wzorem: najniższa wartość Kryterium  / ( wartość Kryterium oferty badanej x 100 ) x Waga = ilość punktów 

Kryterium:  Termin płatności 

Waga [%]:  5

Sposób oceny zgodnie z wzorem: wartość Kryterium oferty badanej / ( najwyższa wartość Kryterium x 100 ) x Waga = ilość punktów 

Kryterium:  Gwarancja

Waga [%]:  15

Sposób oceny zgodnie z wzorem: wartość Kryterium oferty badanej / ( najwyższa wartość Kryterium x 100 ) x Waga = ilość punktów 

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.

5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.

E. Wybór Wykonawcy i sposób ogłaszania:

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie Kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści na stronie bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl, a także wyśle do każdego Oferenta, który złożył swoją ofertę.

F. Istotne warunki umowy

1.Zamawiający w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotu postępowania zawrze z Oferentem (Dostawcą) umowę.

2.Oferowane w ramach postępowania przedmioty muszą być fabrycznie nowe i składać się wyłącznie z fabrycznie nowych komponentów.

3. W sytuacji, gdyby w specyfikacji użyta została nazwa konkretnego produktu (marki) Zamawiający w odniesieniu do tych pozycji dopuszcza składanie ofert zawierających produkt (markę) równoważną. Przez produkt (markę) „równoważną” należy rozumieć produkty o właściwościach nie gorszych niż wskazane w Zapytaniu Ofertowym. Dostawca w celu potwierdzenia jakości produktów (marek) równoważnych załączy do oferty stosowne dokumenty, z których w sposób niebudzący wątpliwości wynika, iż oferowany przedmiot zamówienia jest o takich samych lub lepszych parametrach jakościowych. Wszelkie ryzyko związane z udowodnieniem „równoważności” spoczywa na Dostawca. Dostawca jest zobowiązany wykazać, iż oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.

4.Warunki handlowe umowy:

4.1.Terminu płatności: minimum 30 dni od dnia dostarczenia faktury do Zamawiającego wraz z zaakceptowanym protokołem odbioru poszczególnych dostaw; 

4.2.Gwarancja jakości: minimum 12 miesięcy od odbioru.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia audytu Oferenta przed zawarciem umowy lub w trakcie jej obowiązywania.

6. Dostawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

6.1. za opóźnienie w terminie realizacji przedmiotu zamówienia (zgodnie z harmonogramem realizacji przedmiotu zamówienia, który zostanie opracowany przez Strony umowy i będzie stanowił załącznik do zamówienia/umowy), za każdy rozpoczęty dzień  opóźnienia, o ile opóźnienie nie wynika z winy Zamawiającego,

6.2. z tytułu nieprawidłowej lub niekompletnego lub nieterminowej realizacji zamówienia, lub rozwiązania umowy przez Zamawiającego z winy leżącej po stronie Dostawcy,

6.3. z tytułu opóźnienia w usuwaniu wad i usterek podczas okresu gwarancji.

7. Jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przekroczy wartość kary umownej Zamawiający uprawniony będzie do dochodzeni odszkodowania na zasadach ogólnych.

8. Umowa przewidywać będzie możliwość potrącenia kwoty kar umownych bezpośrednio przy zapłacie faktury VAT dotyczącej realizacji usługi.

9. Dopuszcza się możliwość udzielenia wybranemu Oferentowi zamówień uzupełniających, które są zgodne z przedmiotem niniejszego zamówienia podstawowego, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości tego zamówienia.

10. Dostawca powinien zapewnić dostępność części zamiennych, które są krytyczne dla funkcjonowania urządzeń bez przestojów.

11. Warunki zmiany umowy: Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku ziszczenia się konieczności zmiany wskazanego w ofercie/umówionego zakresu robót wynikającej z:

11.1. koniecznych lub uzasadnionych zmian w dokumentacji projektowej powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia,

11.2. konieczności lub techniczno-ekonomicznej zasadności zastosowania materiałów i urządzeń równoważnych,

11.3. konieczności wykonania rozwiązań równoważnych wynikających z uwarunkowań technologicznych lub użytkowych,

11.4. ograniczeń finansowych po stronie Zamawiającego powodujących konieczność ograniczenia zakresu prac ujętych w ofercie,

11.5. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

G. Dodatkowe informacje dotyczące udziału w postępowaniu

1. Zamawiający przewiduje możliwość powtórzenia postępowania zakupowego w przypadku, o którym mowa w pkt H.1. poniżej,  lub w wypadku niemożliwości jego przeprowadzenia  z winy Operatora Platformy zakupowej lub Zamawiającego. Problemy techniczne po stronie Oferentów nie będą miały wpływu na bieg postępowania.
2. Dokumenty należy umieszczać w Platformie zakupowej Logintrade w sekcji Załączniki (https://polfa-tarchomin.logintrade.net/).
3. Przed przystąpieniem do postępowania zaleca się zapoznanie z regulaminem oraz wymaganiami systemu zakupowego dostępnej na stronie (https://polfa-tarchomin.logintrade.net/).
4. Terminy rozpoczęcia i zakończenia oraz konfiguracja każdego z etapów postępowania będzie przedstawiona w Systemie zakupowym i może  ulegać zmianie o czym wszyscy zainteresowani Wykonawcy będą niezwłocznie powiadamiani drogą e-mailową przez system.
5. Pomoc techniczna podczas postępowania. Podczas postępowania wykonawca może skorzystać z pomocy technicznej Platformy zakupowej Logintrade (https://polfa-tarchomin.logintrade.net/portal,kontakt.html)

H. Postanowienia ogólne

1. Rejestracja w postępowaniu lub złożenie oferty, jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

3. Wykonawcy nie są uprawnieni do występowania do Zamawiającego z jakimikolwiek roszczeniami w związku z zapytaniem ofertowym i prowadzonym postępowaniem w ramach projektu, w tym z tytułu poniesionych kosztów i szkód, w szczególności w przypadku unieważnienia postępowania przez Zamawiającego lub wyboru innego Wykonawcy.

4. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty, nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.

5. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów. 

6. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może  w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny z Wykonawcą, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów, w przypadku, gdy cena zaoferowana przez Wykonawcę przekracza kwotę przeznaczoną przez Zamawiającego na realizację zamówienia.

8. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z Oferentami w toku postępowania ofertowego. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.

I. Współpraca i komunikacja w trakcie przygotowania odpowiedzi

1. Wszelkie pytania należy składać za pomocą Platformy Zakupowej, zakładka Pytania/Wiadomości przedmiotowego postępowania.

2. Wszelkie odpowiedzi będą udzielane Dostawcom za pomocą Platformy Zakupowej.

3. Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami w dniach poniedziałek-piątek w godzinach 09:00-17:00 jest:

Marcin Rzepus, e-mail: marcin.rzepus(at)polfa-tarchomin.com.pl.