Szanowni Państwo,

w związku z rozwojem spółki Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne "Polfa" SA (Polfa) zapraszamy Państwa do złożenia oferty na realizację usługi  związaną z opracowaniem normatywów kancelaryjno -archiwalnych dla Polfy Tarchomin S.A.

Opracowanie procedur kancelaryjno-archiwalnych zarządzających obiegiem dokumentów oraz Archiwum Zakładowym.

Najistotniejsze jest opracowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt z uwagi na to, iż obowiązujący dokument wprowadzony do stosowania dnia 26 stycznia 1994 r., zmieniony aneksem Nr 1 z dnia 8 maja 2006 r. do Zarządzenia Nr 124/009-04/94 Dyrektora Generalnego TZF "Polfa" S.A. z dnia 26 stycznia 1994 r. należy dostosować do stanu faktycznego, w tym. m.in. aktualnych zadań poszczególnych komórek organizacyjnych oraz Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

 Zdefiniowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt jest ściśle powiązane z koniecznością aktualizacji przepisów regulujących postępowanie w Archiwum Zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki wytworzenia, tj. także znajdujących się  wyłącznie w wersji elektronicznej (Repozytorium EOD). Oznacza to konieczność opracowania nie tylko Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, ale również Instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego oraz Instrukcji kancelaryjnej.

Czynność powinna zostać poprzedzona zapoznaniem się ze strukturą organizacyjną, specyfiką działalności poszczególnych komórek organizacyjnych, obiegiem dokumentów i procedurami wewnętrznymi obowiązującymi w Spółce.

Na wybór metody, zaproponowanej przez wykonawcę usługi, wpływ będzie miał stopień zaangażowania ze strony pracowników Spółki (np. możliwość konsultacji poprzez ankiety mniej absorbuje pracowników).

W odpowiedzi na zapytanie ofertowe, proszę o podanie terminu realizacji usługi.

Pozdrawiam

Agata Osmanowska

ZAŁOŻENIA OFERTOWE

1. Odpowiadając na zapytanie ofertowe, Oferent akceptuje bez zastrzeżeń wszystkie warunki w nim zawarte. Niedostarczenie żądanych informacji w terminie, oznacza brak chęci udziału w przetargu z woli Oferenta.
2. Termin ważności oferty – 90 dni od dnia, w którym upływa termin składania ofert .
3. Wymagane warunki dotyczące płatności – brak przedpłaty, płatność po realizacji usługi w terminie minimum 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
4. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
5. Polfa zastrzega sobie prawo do przyjęcia oferty w całości, albo w części bądź do jej odrzucenia, jak również prawo do zmiany warunków przeprowadzania procesu zakupowego, przerwania lub anulowania procesu zakupowego bez podania przyczyn. W takim wypadku Oferentom nie będą przysługiwały żadne roszczenia przeciwko Polfie. W przypadku zmiany warunków przeprowadzania procesu zakupowego, przerwania lub jego anulowania, Oferenci zostaną poinformowani o tym fakcie za pośrednictwem platformy Logintrade, telefonicznie lub pocztą elektroniczną.
6. Ostateczna akceptacja oferty będzie miała postać  Umowy pomiędzy Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne "Polfa" SA i Oferentem.
7. Oferent jest zobowiązany do zachowania poufności otrzymanych informacji, materiałów i dokumentów dotyczących Polfy, otrzymanych w związku z udziałem w procesie zakupowym, w szczególności stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503, z późniejszymi zmianami).

SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 

Oferta cenowa, przygotowana zgodnie z załączonym zapytaniem ofertowym, powinna zostać złożona na platformie Logintrade w niniejszym zapytaniu ofertowym.