Szanowni Państwo,

W imieniu Tarchomińskich Zakładów Farmaceutycznych Polfa S.A. (TZF Polfa S.A., dalej TZF), mam przyjemność zaprosić Państwa do postępowania ofertowego którego celem jest wybór Partnera biznesowego który wesprze TZF w zakresie:

Zakupu licencji oraz wdrożenie platformy whistleblowingowej (dla zgłoszeń wewnętrznych).

TZF Polfa S.A. to polskie przedsiębiorstwo branży farmaceutycznej, z siedzibą w Warszawie. TZF Polfa S.A. to jedna z najstarszych firm farmaceutycznych w Europie Środkowej, jej historia sięga przeszło 200 lat.  

Obecnie TZF Polfa S.A. wytwarza antybiotyki, leki dermatologiczne i CNS (działające na ośrodkowy układ nerwowy), insulinę ludzką i suplementy diety. 

W celu wsparcia działań związanych z obowiązkiem posiadania wewnętrznej procedury zgłoszeń zgodnie z ustawą z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów.

TZF poszukuje Partnera który posiada  wiedzę i doświadczenia we wskazanym zakresie i pomoże nam rzetelnie i profesjonalnie zapewnić funkcjonowanie platformy zgłoszeń.

1. PRZEBIEG POSTĘPOWANIA:

1. W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
2. Zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia kilku etapów postępowania przed wyborem najkorzystniejszej oferty.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przyjęcia oferty w całości, albo w części bądź do jej odrzucenia, jak również prawo do zmiany warunków przeprowadzania procesu zakupowego, przerwania lub anulowania procesu zakupowego bez podania przyczyn. W takim wypadku Oferentom nie będą przysługiwały żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu. W przypadku zmiany warunków przeprowadzania procesu zakupowego, przerwania lub jego anulowania, Oferenci zostaną poinformowani o tym fakcie telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem platformy.
4. Ostateczna akceptacja oferty będzie miała postać Umowy pomiędzy Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne "Polfa" SA i Oferentem.
5. Oferent jest zobowiązany do zachowania poufności otrzymanych informacji, materiałów i dokumentów dotyczących Zapytania Ofertowego i Zamawiającego, otrzymanych w związku z udziałem w procesie ofertowym, w szczególności stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).

2. PRZEDMIOT ZAPYTANIA/ZAMÓWIENIA:

Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług,  szczegóły w Załączniku nr 1   do niniejszego Zapytania. 

ZALEŻY NAM:

- aby oferta była  konkurencyjna cenowo, 

 - aby Oferent zapewnił nam platformę zgodną z przepisami,

- aby spełniała wszelkie wymagania funkcjonalne wynikające z ustawy oraz takie które maksymalnie zapewniają zabezpieczenie, monitorowanie, administrowanie oraz zarządzanie procesem zgłoszeń,

- aby Oferent posiadał wymagane certyfikaty/potwierdzenia zgodności z przepisami dla rozwiązania które oferuje. 

3. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 

Oferenci biorący udział w postępowaniu zobowiązani są spełniać i potwierdzić  warunki oraz załączyć wraz z ofertą odpowiednie dokumenty - szczegóły  w Załączniku nr 1   do niniejszego zapytania. 

Prosimy  załączyć do oferty  następujące dokumenty/informacje:

1. Certyfikaty/potwierdzenia zgodności z przepisami dla rozwiązania które oferuje. 
2. Wypełniony Załącznik nr 2 i 3. 
3. Prezentacja z opisem usługi. 
4. Referencje/potwierdzenie współpracy z innymi podmiotami w analogicznym zakresie. 

4. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Oferenci składają oferty na Platformie Logintrade, w terminie składania ofert wskazanym w Zapytaniu Ofertowym.
2. Złożona oferta może być modyfikowana w każdym momencie do czasu upływu terminu składania ofert.
3. Składając ofertę w niniejszym postępowaniu Oferent akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki realizacji zamówienia określone w Załącznik nr 1, wraz ze wszystkimi załącznikami stanowiącymi jej integralną część.
4. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta.

ZASTRZEŻENIA:

Zamawiający zastrzega sobie prawo:

• do swobodnego wyboru Oferenta bez podania uzasadnienia
• do ewentualnej zmiany treści zapytania ofertowego lub warunków postępowania oraz odstąpienia od postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający ma prawo do swobodnego wyboru oferty, zamknięcia postępowania bez wyboru którejkolwiek z nich, oraz prawo do unieważnienia postępowania ofertowego bez podania przyczyny.
• do unieważnienia postępowania, odstąpienia od niego jak też uznania, że postępowanie nie dało rezultatu - bez podania uzasadnienia
• do skierowania do Oferentów dodatkowych zapytań
• do kierowania do oferentów dodatkowych zapytań oraz prowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami.
• TZF „Polfa” S.A. nie refunduje żadnych kosztów związanych z przygotowaniem ofert
• Termin płatności za realizację usługi / dostawy wynosi minimum 30 dni od dnia dostarczenia faktury do Zamawiającego.

ZAŁĄCZNIKI:

Zał. 1 - Specyfikacja (SWU)

Zał. 2 - Wycena usługi

Zał. 3 - Formularz wymagań 

Pytania proszę kierować wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade lub telefonicznie 519 347 887 

Pytania zbieram do godziny 13:00 dnia 17.09.2026, zgłoszone pytania po tym czasie mogą nie zostać rozpatrzone w terminie składania ofert. 

Z wyrazami szacunku, 

Katarzyna Płonowska